Peter Drucker, o pai da administração moderna, define os termos da seguinte maneira:
"A eficiência consiste em fazer certo as coisas: geralmente está ligada ao nível operacional, como realizar as operações com menos recursos - menos tempo, menor orçamento, menos pessoas, menos matéria prima, etc."
"Já a eficácia, consiste em fazer as coisas certas, geralmente está relacionada ao nível gerencial".
Para entender melhor imagine um artesão antigo que faz sapatos, um sapateiro. Ele trabalha sob encomenda e sozinho. Sabe o que fazer. Tem que comprar couro, cola e cordões e depois fazer o sapato.
Qual é a sua preocupação?
Ele tem que ser eficiente, ou seja, deve fazer as coisas de forma certa com menor uso de recursos e tempo possível, tem que dominar o processo, ser habilidoso e rápido. Isso é eficiência, fazer as coisas de forma certa. É diferente de eficácia, que significa fazer com que as coisas sejam feitas certas.
Porém no caso do artesão, em virtude de trabalhar sozinho, eficiência e eficacia se sobrepõem. O conceito de eficacia surge quando há divisão de tarefas entre pessoas, quando aparece a possibilidade de se fazerem coisas que não sejam importantes, que não sejam as coisas certas. E essas podem ser feitas com muita eficiência.
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